新生活のスタートする3月～4月は、引っ越しをする機会も多くなります。しかしこれは、一般住宅の話であって、オフィスの場合は少し考え方を変えなければなりません。ここでは、オフィスの移転に適した時期や、必要な準備について解説します。
■オフィス移転の繁忙期と最適な時期とは？
オフィスの移転に適した時期を選ぶには、まず繁忙期を知っておく必要があります。繁忙期は引っ越し業者のスケジュール調整が難しく、任意のタイミングで依頼できないことが少なくありません。それに加え、料金も高くなってしまう傾向にあります。つまりオフィスの移転に適した時期とは、繁忙期を避けたタイミングなのです。
一般的には、3月や10月が最大の繁忙期とされています。なぜなら、これらの月は決算月であることが多く、その前に移転の費用を計上できれば節税につながるからです。年度内に移転できるか微妙な場合、多少無理をしてでも移転するケースもあるでしょう。また、移転と同時に新年度が始まることで、心機一転して仕事に取り組めるという側面もあります。
また、少し意外かもしれませんが、5月もオフィスの移転が増える時期です。この時期は、4月に新入社員を受け入れたのに伴って、社内の体制変更が多くなります。それに合わせて、オフィスの拡張や移転も行われるというわけです。
したがって、オフィスの移転に適した時期とは、6月～9月や11月～2月であるといえます。この時期に移転することを想定して、準備を進めるのが望ましいでしょう。もちろん、地域ごとに事情は異なりますから、あらかじめ引っ越し業者に相談しておくのがおすすめです。
■今のオフィスで「断捨離」を行い、身軽になって移転しよう
オフィスの移転にあたっては、新たなオフィスの選定と契約、移転のための内装工事、移転の段取りやスケジュールの調整、旧オフィスの退去と原状回復など、やることがたくさんあります。スケジュールが厳しい時は、最低限の作業を行うだけで手一杯になってしまうこともあるかもしれません。
しかし、忘れてはいけないのが新オフィスの「環境面」です。オフィスの環境は仕事のしやすさに直結し、業績にも影響を与えます。採用予定の社員の分も含め、1人1人のワークスペースはしっかりと確保しなければなりません。備品も通路にあふれたりしないよう、キャビネットなどにすっきり収められるのが望ましいでしょう。
そのためにやっておきたいのが、現在のオフィスでの「断捨離」です。不用品をあらかじめ処分しておけば、新オフィスに移動するための手間やコストを削減できます。備品や資料などが整頓されることで、仕事の能率アップにもつながるでしょう。この機会に、「開かずの扉」になっていた場所もすべて開放してみるのがおすすめです。
とはいえ、大量の不用品を処分するのは簡単ではありません。必要なものをうっかり捨ててしまうわけにはいきませんから、不用品を仕分けるだけでも相応の時間がかかります。そこでおすすめなのが、不用品回収業者を利用する方法です。大量の不用品でもオフィスまで取りに来てくれ、運搬もすべて任せられるので、移転作業がとても楽になるでしょう。
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